Durante dos décadas, SharePoint ha sido el sistema de colaboración de referencia para empresas de todo el mundo. Las funciones altamente avanzadas de la plataforma crean un entorno seguro para el intercambio de información, el registro de datos y el intercambio de documentos.
Una de estas funciones le permite abrir un archivo de SharePoint, incluso si no es un usuario habitual. En este artículo, cubriremos los conceptos básicos del uso compartido externo, desde cómo compartir con usuarios externos hasta qué tipo de archivos puede incluir.
Compartir documentos con SharePoint
SharePoint le permite almacenar y compartir archivos mediante el navegador web que elija. Es compatible con casi todos los motores de búsqueda y dispositivos. También puede sincronizarlo con otros servicios de almacenamiento en la nube, como OneDrive.
La plataforma es adecuada para compartir todo tipo de formatos de archivo. La interfaz es relativamente fácil de leer, por lo que el proceso es bastante simple. A continuación, se explica cómo compartir documentos con SharePoint:
- Abra su navegador y vaya a office.com/signin. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft utilizando su correo electrónico, número de teléfono o perfil de Skype. Si no está registrado, haga clic en el enlace a continuación para crear una cuenta.
- Desplácese por sus archivos. Resalta las que quieras compartir. SharePoint también le permite seleccionar carpetas enteras. Haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior izquierda.
- Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir un menú desplegable. Seleccione una de las opciones para compartir enlaces.
- Para permitir el acceso a cualquier persona con el vínculo, elija "Cualquiera".
- Para compartir el archivo con sus compañeros de trabajo, seleccione "Personas en".
- Si solo desea compartir con personas específicas, ingrese sus nombres en el campo correspondiente.
- Si desea agregar algunas instrucciones adicionales, puede escribir un mensaje.
- Cuando haya terminado, haga clic en "Aplicar".
Una forma más rápida de hacerlo es crear un vínculo que lleve a un archivo en particular. Luego, puede adjuntar la URL a un mensaje de texto o copiarla en un sitio web diferente. La persona que reciba el enlace también podrá compartirlo con otras personas. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Inicie sesión en su cuenta en office.com/signin.
- Haga clic en la pestaña "Copiar enlace" en SharePoint.
- Elija una opción para compartir en el menú desplegable. Haga clic en "Aplicar" para crear el enlace.
- Utilice los métodos abreviados de teclado CTRL + C y CTRL + V cuando desee copiar / pegar el enlace. También puede hacerlo haciendo clic derecho en la URL y seleccionando las opciones de la lista desplegable.
Compartir un sitio web con SharePoint
SharePoint no le limita a compartir archivos y carpetas. También puede compartir todo su sitio con usuarios externos y miembros de su directorio. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Inicie sesión en su cuenta de SharePoint.
- Haga clic en el botón "Compartir sitio".
- Una nueva ventana se abrirá. Escriba el nombre de la persona o grupo que desea agregar al sitio. También puede compartir el sitio con toda la organización. Simplemente escriba "Todos excepto los usuarios externos" en el cuadro de diálogo.
- Establezca el nivel de permiso deseado. Puede permitir que las personas vean, editen o administren completamente el sitio.
- Si lo desea, puede adjuntar un mensaje con información o instrucciones adicionales.
- Haga clic en "Compartir" cuando haya terminado.
Comparta todo con los equipos de SharePoint
Con SharePoint Team, usted y sus compañeros de trabajo pueden intercambiar documentos, archivos multimedia y aplicaciones sin problemas con regularidad. El portal está destinado a aumentar la productividad y optimizar la colaboración del proyecto.
Como miembro del equipo, puede acceder a todos los enlaces a directorios, archivos y sitios web relevantes en la página de inicio del portal. También puede utilizar el feed de actividades para realizar un seguimiento de las interacciones del sitio.
SharePoint Team tiene una pestaña "Archivos" con una amplia gama de características. Cualquier miembro puede utilizar estas funciones para editar archivos compartidos y personalizar el portal. A continuación, se muestra una lista de opciones:
- Acceda a funciones adicionales en la sección "Nuevo archivo".
- Sincronice los archivos con la unidad local correspondiente.
- Cambie la vista para organizar la interfaz del portal. Hay varias opciones disponibles, incluida la vista de lista, la vista de mosaicos y la vista compacta.
- Elimine el malware o los archivos basura o informe los archivos sospechosos.
- Cargue y registre archivos.
- Consulte y descargue archivos.
- Reorganice el orden de los archivos.
Administrar la configuración de uso compartido de invitados de SharePoint
Si es un administrador global o de SharePoint, tiene la autoridad para personalizar la configuración de uso compartido para toda la organización. Eso significa que puede decidir el nivel de participación de los usuarios invitados en el servidor de SharePoint. Hay varias configuraciones para compartir entre las que puede elegir, según sus necesidades. A continuación, se explica cómo administrar la configuración de uso compartido de invitados:
- Abra su navegador e inicie sesión en su cuenta de administrador.
- Abra la pestaña "Uso compartido externo".
- Seleccione el nivel de uso compartido deseado para su organización. Por lo general, la configuración predeterminada es "Cualquiera".
Diferentes configuraciones para compartir implican diferentes niveles de acceso. Asegúrese de elegir uno que se corresponda con el tipo de documento que está compartiendo. A continuación, se muestra un desglose rápido de cada configuración de uso compartido:
- Alguien. Esta configuración permite a los usuarios compartir vínculos que no requieren autenticación. Eso significa que pueden enviarlo tanto a los huéspedes existentes como a los nuevos. Como administrador, puede establecer una fecha de vencimiento para cada enlace.
- Invitados nuevos y existentes. Con esta configuración, los invitados deben iniciar sesión con su cuenta de Microsoft para acceder al enlace. También pueden usar el ID de usuario de su escuela o empresa. Es porque este tipo de vínculos requieren códigos de verificación de identidad.
- Solo huéspedes existentes. De esta manera, podrá compartir archivos con invitados desde su directorio. Esto incluye a cualquier persona que haya aceptado sus invitaciones en el pasado. También se refiere a los invitados que agregó manualmente a través de Azure B2B o características colaborativas similares.
- Solo miembros de su organización. Si desea evitar que los usuarios externos accedan a su directorio, elija esta configuración. Desactiva la función de uso compartido externo y mantiene todos los archivos dentro de su organización.
Si deshabilita el uso compartido externo y, a continuación, lo vuelve a activar, los invitados a los que se les concedió acceso anteriormente aún pueden unirse al servidor. Si no desea que los invitados recuperen el acceso a sitios específicos, debe desactivar la configuración de esos sitios individualmente.
Preguntas frecuentes sobre el uso compartido de invitados de SharePoint
¿Cómo activo y desactivo el uso compartido externo cuando lo necesito?
Los archivos que guarde en su servidor de SharePoint son accesibles para todos los que tengan permiso del sitio. Sin embargo, es posible que desee compartir ciertos archivos con personas que no usan SharePoint con regularidad. Ahí es donde entra en juego la función de uso compartido externo.
Para activar la configuración, debe ser un administrador de SharePoint en Microsoft 365. Los administradores del sitio no tienen la autoridad para habilitar o deshabilitar el uso compartido externo. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
1. Inicie sesión en la página web del centro de administración de SharePoint.
2. Navegue hasta la columna del lado izquierdo. Elija un sitio de la lista.
3. Haga clic en el círculo junto a la opción para compartir que desea habilitar.
Las opciones disponibles se determinan a nivel de empresa. Si deshabilita el uso compartido externo en un sitio en particular, los enlaces que compartió en él dejarán de funcionar.
¿Qué pueden hacer los invitados con mis documentos compartidos?
Al compartir un enlace, puede determinar si la persona que lo abre puede realizar cambios en el archivo. Si marca la casilla "Permitir ediciones", esto es lo que otros usuarios pueden hacer después de recibir el vínculo:
• Ambos cargan y descargan archivos y carpetas al servidor.
• Cree nuevas carpetas y cargue nuevos archivos.
• Eliminar archivos del servidor de SharePoint.
• Edite elementos y carpetas existentes.
• Transfiera archivos de una carpeta a otra.
• Cambiar el nombre y formato de un archivo en particular.
• Comparta los enlaces del archivo con otras personas.
Incluso con la edición habilitada, algunas cosas siguen estando fuera de los límites. Esto es lo que el receptor no puede hacer:
• Edite o cambie el nombre de un directorio raíz. Esto se aplica a otras carpetas de alta jerarquía.
• Abra otras carpetas de su servidor de SharePoint. Solo pueden ver y editar los que compartiste.
• Acceda a cualquier otra cosa en su sitio de SharePoint sin permiso.
También hay tres configuraciones para compartir disponibles para los usuarios invitados en su directorio. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
• Cualquiera (se puede acceder al enlace sin verificación).
• Nuevos invitados (el enlace requiere que el invitado verifique su identidad). Los invitados existentes también pueden acceder a estos enlaces después de iniciar sesión con una cuenta de Microsoft.
• Solo invitados existentes (el uso compartido se limita a los invitados que ya están incluidos en su directorio).
• Solo los miembros de su organización (ningún invitado externo puede acceder al enlace).
¿Qué puedo compartir con Microsoft SharePoint?
SharePoint admite todo tipo de formatos de archivo. Puede cargar prácticamente cualquier cosa a su directorio sin problemas.
Sin embargo, las versiones anteriores tienen problemas con determinados tipos de archivos. Por ejemplo, las siguientes extensiones están completamente bloqueadas del servidor de 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .jabón
• .json
• .xamlx
Afortunadamente, el servidor actual no tiene tal limitación. A partir de ahora, no hay formatos ni extensiones que estén prohibidos en SharePoint.
Compartir es demostrar interés
SharePoint pone orden en el lugar de trabajo en línea. Las funciones avanzadas del sistema le permiten compartir archivos y sitios completos en solo unos sencillos pasos.
Existe una configuración de uso compartido preferida para cada situación y tipo de vínculo. Los administradores globales y de SharePoint pueden incluso habilitar el uso compartido externo y administrar la configuración de invitado para toda la organización.
¿Usan usted y sus compañeros de trabajo SharePoint para intercambiar archivos? ¿Prefieres algún sistema de colaboración diferente? Comente a continuación y comparta sus pensamientos sobre la función de uso compartido externo.